Cómo organizar la plantilla al principio de la temporada sin perder el primer mes

Hay algo que casi todos los entrenadores de base reconocen: septiembre nunca sale como estaba planeado. La plantilla abre con dieciocho, aparecen veintitrés, tres no llegan nunca a entregar el reconocimiento médico, y a mitad de octubre todavía hay dos jugadores cuyo contacto del tutor está en un mensaje perdido.

No es falta de competencia. Es que el arranque de la temporada junta, en la misma semana, tres cosas que no se pueden hacer bien a la vez: cerrar el grupo, ocuparse de la burocracia y empezar a entrenar. Lo que sigue es una forma de separarlas.

Paso 1: cerrar la temporada anterior antes de abrir la nueva

El error más común es empezar la temporada nueva encima de la anterior: borrar nombres de una lista, escribir otros encima, y acabar sin saber quién estuvo en infantiles el año pasado.

Antes de convocar a nadie, haz el cierre. Eso significa dos cosas concretas:

• Registrar quién se va y adónde. ¿El jugador ha subido de categoría? ¿Ha cambiado de club? ¿Ha dejado de jugar? Dentro de dos años, cuando el coordinador pregunte cuántos jugadores de los alevines de 2026 siguen en el club, esta es la única forma de responder con números en vez de con memoria.
• Archivar el equipo, no borrarlo. Una plantilla antigua vale exactamente lo que vale la posibilidad de consultarla. Convocatorias, minutos, evolución física, notas sobre el jugador: nada de esto tiene valor si el registro muere con la temporada.

Por eso, en My Team Manager, un equipo pasa de temporada en vez de ser sustituido: se archiva la versión anterior y se crea la nueva con la plantilla que transita. El historial se queda ahí, consultable, y no ocupa plaza entre los equipos activos.

Paso 2: dividir la plantilla en tres listas, no en una

En agosto nadie tiene una plantilla. Se tiene un conjunto de posibilidades en estados distintos. Tratarlas como una lista única es lo que genera la confusión de septiembre.

Haz tres:

1. Confirmados. Ya han entrenado, ya han dicho que se quedan, la documentación está en camino.
2. Probables. De la categoría de abajo, o del año pasado, pero sin confirmación de los padres.
3. En observación. Han venido a probar, todavía no hay decisión.

La ventaja es práctica: cuando el coordinador pregunta “¿cuántos tienes?”, la respuesta deja de ser un número inventado. Y cuando llegue el momento de cerrar inscripciones, sabes exactamente a quién tienes que llamar, y no necesitas llamar a todos los demás por seguridad.

Paso 3: una ficha por jugador, hecha de una vez

Este es el trabajo aburrido, y es el trabajo que compensa. Cada jugador necesita un sitio, uno solo, con:

• Nombre completo tal como está en el documento de identidad (no el nombre por el que lo llaman)
• Fecha de nacimiento y categoría que resulta de ella
• Contacto del tutor: dos números, si es posible
• Estado del reconocimiento médico y su validez
• Posición principal y, si procede, secundaria
• Dorsal

Hazlo la primera semana, con el jugador y el padre delante, al final del entrenamiento. Cinco minutos por jugador. Es radicalmente más rápido que las cuarenta llamadas que harías en octubre para reunir la misma información.

Si puedes, añade una fotografía. Parece un detalle, pero para un entrenador que coge una categoría nueva en noviembre (o para el ayudante que dirige al equipo el fin de semana en que estás fuera), una lista con caras vale más que una lista con nombres.

Paso 4: decidir quién ve qué

Si trabajas con ayudantes, delegado o coordinador, define desde el principio quién se ocupa de qué. En la práctica, casi siempre:

• El entrenador principal toca todo.
• Los ayudantes necesitan la plantilla, las posiciones y las convocatorias, pero no necesitan tocar datos personales de los jugadores.
• El delegado necesita los contactos de los tutores y la lista para el acta del partido. Nada más.

Definir esto al principio evita la situación en la que cuatro personas editan la misma lista y nadie sabe cuál es la versión buena. Y, ya de paso, evita que datos personales de menores circulen por más gente de la necesaria. Eso, además de ser buena práctica, es lo que el RGPD espera de un club.

Lo que se gana con esto

Nada de esto es revolucionario. Es básicamente decidir hacer en agosto el trabajo que, si no se hace, se hace igualmente, pero partido en trozos, el domingo por la noche, con el partido al día siguiente.

La señal de que ha funcionado es sencilla: en octubre, cuando falte un jugador al entrenamiento, sabes a quién llamar sin buscar en ningún sitio.

Si quieres probar un sitio donde plantilla, temporadas y permisos vivan juntos, My Team Manager tiene 30 días de prueba, y el paso de temporada ya está hecho para no tener que reconstruir la plantilla desde cero cada agosto.