Como organizar o plantel no início da época sem perder o primeiro mês

Há uma coisa que quase todos os treinadores de formação reconhecem: setembro nunca corre como estava planeado. O plantel abre com dezoito, aparecem vinte e três, três nunca chegam a entregar o exame médico, e a meio de outubro ainda há dois atletas cujo contacto do encarregado de educação está numa mensagem perdida.

Não é falta de competência. É que o arranque da época junta, na mesma semana, três coisas que não se conseguem fazer bem ao mesmo tempo: fechar o grupo, tratar de burocracia e começar a treinar. O que se segue é uma forma de as separar.

Passo 1: fechar a época anterior antes de abrir a nova

O erro mais comum é começar a nova época por cima da anterior — apagar nomes de uma lista, escrever outros por cima, e acabar sem saber quem esteve nos Infantis no ano passado.

Antes de convocar seja quem for, faça o fecho. Isso significa duas coisas concretas:

• Registar quem sai e para onde. O atleta subiu de escalão? Mudou de clube? Deixou de jogar? Daqui a dois anos, quando o coordenador perguntar quantos atletas dos Benjamins de 2026 continuam no clube, esta é a única forma de responder com números em vez de com memória.
• Arquivar a equipa, não a apagar. Um plantel antigo vale exatamente o que vale a possibilidade de o consultar. Convocatórias, minutos, evolução física, notas sobre o atleta — nada disto tem valor se o registo morre com a época.

É por isso que, no My Team Manager, uma equipa passa de época em vez de ser substituída: arquiva-se a versão anterior e cria-se a nova com o plantel que transita. O histórico fica lá, consultável, e não ocupa lugar entre as equipas ativas.

Passo 2: dividir o plantel em três listas, não uma

Em agosto ninguém tem um plantel. Tem-se um conjunto de possibilidades em estados diferentes. Tratá-las como uma lista única é o que gera a confusão de setembro.

Faça três:

1. Confirmados. Já treinaram, já disseram que ficam, documentação a caminho.
2. Prováveis. Do escalão de baixo, ou do ano passado, mas sem confirmação dos pais.
3. Em observação. Vieram experimentar, ainda não há decisão.

A vantagem é prática: quando o coordenador pergunta “quantos tens?”, a resposta deixa de ser um número inventado. E quando chegar a altura de fechar inscrições, sabe exatamente a quem tem de telefonar — e não precisa de telefonar aos outros todos por segurança.

Passo 3: uma ficha por atleta, feita de uma vez

Isto é o trabalho chato, e é o trabalho que compensa. Cada atleta precisa de um sítio, um só, com:

• Nome completo tal como está no cartão de cidadão (não o nome pelo qual o tratam)
• Data de nascimento e escalão que daí resulta
• Contacto do encarregado de educação — dois números, se possível
• Estado do exame médico e respetiva validade
• Posição principal e, se aplicável, secundária
• Número de equipamento

Faça isto na primeira semana, com o atleta e o pai à frente, no fim do treino. Cinco minutos por atleta. É radicalmente mais rápido do que os quarenta telefonemas que faria em outubro para reunir a mesma informação.

Se conseguir, junte uma fotografia. Parece detalhe, mas para um treinador que apanha um escalão novo em novembro — ou para o adjunto que orienta a equipa no fim de semana em que está fora — uma lista com caras vale mais do que uma lista com nomes.

Passo 4: decidir quem vê o quê

Se trabalha com adjuntos, delegado ou seccionista, defina desde o início quem trata de quê. Na prática, quase sempre:

• O treinador principal mexe em tudo.
• Os adjuntos precisam do plantel, das posições e das convocatórias — não precisam de mexer em dados pessoais dos atletas.
• O delegado precisa dos contactos dos encarregados de educação e da lista para o boletim de jogo. Mais nada.

Definir isto no início evita a situação em que quatro pessoas editam a mesma lista e ninguém sabe qual é a versão boa. E, já agora, evita que dados pessoais de menores circulem por mais gente do que o necessário — o que, além de ser boa prática, é aquilo que o RGPD espera de um clube.

O que se ganha com isto

Nada disto é revolucionário. É basicamente decidir fazer em agosto o trabalho que, se não for feito, se faz na mesma — mas partido em bocados, ao domingo à noite, com o jogo no dia seguinte.

O sinal de que resultou é simples: em outubro, quando faltar um atleta ao treino, sabe a quem telefonar sem procurar em lado nenhum.

Se quiser experimentar um sítio onde plantel, épocas e permissões vivam juntos, o My Team Manager tem 30 dias de teste — e a passagem de época já está lá feita para não ter de reconstruir o plantel do zero em cada agosto.